Hal-hal yang dilakukan oleh agent shiping line ketika ada kapal asing masuk ke perairan Indonesia, sebut saja mau masuk Tanjung Priok adalah mempersiapkan dokumen kapal untuk pengurusan permit ke OP (otoritas pelabuhan).
1. Principal akan kirim notice rencana nama kapal, spek dan schedule
2. Agent akan info ke terminal untuk lokasi sandar
3. Agent meminta doc-doc sebagai berikut:
- Copy Ship registry
- Copy Tonnage cert
- Copy Load Line cert
- Copy International Ship Security cert
- Copy Ship Security Officer
- Copy Class cert
- Copy DG Cert
- Crew list – Current crew list should be no problem with stamp and signed by master
4. Team Boarding officer mengajukan PKKA ke divisi permit
5. Agent mengirimkan pre arival notice ke Terminal yang ditunjuk (JICT, KOJA, NPCT1, etc)
6. Agent mengirimkan profil loading dan ship's particular ke terminal
7. Terminal mengirimkan berthing prospect
8. Agent mengirimkan stacking permit ke Terminal 3 hari sebelum open stack
9. Periode stacking (jika kapal ada aktifitas export/muat) adalah 4 hari sebelum kapal tiba (open-closing)
